Кейс фонда «Снеговики-добряки»: 0% сбоев

Исходная ситуация

Акция «Снеговики-добряки» проводится
ежегодно — с октября по январь. За это
время
фонд обрабатывает заявки
от родителей, проверяет данные детей,
привлекает спонсоров,
формирует сметы
и организует доставку подарков.

Что происходило

Сайт на WordPress был связан
с Битрикс24, но интеграция
работала
со сбоями. Заявки от родителей
и спонсоров
передавались на портал
с ошибками, часть данных терялась,
синхронизация часто прерывалась.
Сотрудники фонда (организаторы
акции) должны были
работать
в Битрикс24 — проверять детей, искать
спонсоров,
составлять сметы.
Но из-за ненадёжной интеграции им
приходилось дублировать работу:
вручную сверять данные на
сайте
и в портале, восстанавливать потерянные
заявки.
За всё время фонд уже обращался
к интеграторам, но
полностью решить
проблему не удавалось — сбои
сохранялись.
По статистике за 5 лет, 40% акций
сопровождались
техническими сбоями:
зависание при передаче заявок,
потерянные анкеты, некорректное
отображение данных для
спонсоров.

Задачи

Обеспечить бесперебойную
двустороннюю интеграцию между
сайтом
на WordPress и Битрикс24 — без потери
данных и сбоев.
Настроить автоматическую передачу
и синхронизацию заявок
от родителей и
спонсоров.
Реализовать проверку повторного
участия детей (исключить
дублирование)
и автоматическое создание сделок при
связке
«спонсор → ребёнок».
Исключить ручную обработку заявок
и полностью убрать
технические сбои
в акции.
Настроить воронку в Битрикс24 для детей
и спонсоров, а также
учесть всех детей
в карточке спонсора.

Пользователи: Технический директор,
руководители НКО.

Архитектура решения

Задача решалась точечно — нужно было
сохранить уже работающие элементы,
но устранить сбои и ручную обработку.

Что сделано

Ничего лишнего. Только то, что нужно
для
правильной и эффективной работы
акции.

Донастроена двусторонняя
интеграция между
WordPress
и Битрикс24 — заявки передаются
без потерь,
синхронизация идёт в обе
стороны.

Улучшены существующие воронки
в Битрикс24 для
детей и спонсоров,
добавлены умные сценарии
для
автоматических действий.

Реализована автоматическая
проверка повторного
участия детей.

Сотрудники фонда полностью
перешли в Битрикс.

Настроено резервирование на сайте:
после выбора
спонсором, ребёнок
становится недоступен для выбора
другим спонсором.

Результаты

Акция прошла без единого сбоя. После
внедрения работа организаторов акции
свелась к одному простому действию:
проверить ребёнка и спонсора, а затем
подарить подарок на Новый год. Всё
остальное система делает автоматически.

Резюме

Благотворительный фонд проводит
ежегодную акцию для детей,
где они
получают подарки к Новому году

Раньше 40% акций шли со сбоями: заявки
с сайта на WordPress
обрабатывались
вручную, данные не передавались
в Битрикс24, бюджет
уходил на наём людей.

Фонд не стал переписывать
инфраструктуру

Команда поставила «заплатку» — настроила
автоматическую передачу
заявок с сайта
в Битрикс24, привязку спонсоров к детям,
проверку
адресов и бухгалтерский учёт.

Работа выполнена практически бесплатно

Силами одного разработчика по вечерам.

Результат: акция прошла без единого сбоя

Обработано 700–900 детей. Фонд сэкономил
на ручном труде
и высвободил средства
на помощь. Получено благодарственное
письмо
и запрос на новые проекты.

Пока заявки обрабатываются вручную,
бюджет уходит не туда,
куда нужно.
Особенно когда каждый рубль может идти
на помощь.
Мы помогаем некоммерческим
организациям без больших
бюджетов
и сложных архитектур. Расскажите о вашей
задаче —
и мы покажем, как решить её
максимально просто.