200 сотрудников, 5 часов
на
задачу: как мы навели
порядок
в согласованиях
без остановки
производства

клиент

АВП Групп — инжиниринговая
и производственно-строительная
компания,
выпускающая продукцию
и оказывающая
услуги для нефтегазовой
отрасли

результат

Полный пошаговый контроль каждого
сотрудника с таймерами. Снижение
времени
согласования на 30–40%

стек

Битрикс 24 (бизнес-процессы/
кастомные
модули) + Telegram-бот.

срок

3-4 месяца

Исходная ситуация

Крупная производственная компания (штат
— 1200 человек, высокая текучка кадров)
работает над сложными заказами для
нефтяной отрасли. Срыв сроков выполнения
любого
процесса критичен — он тянет за
собой штрафы и сдвиг всей цепочки.

Что происходило

Утрата контроля над процессами. Никто
не видел, на каком
этапе находится
задача. При срыве сроков невозможно
было
понять, где именно произошёл сбой.
Битрикс24 уже был, но не давал
детализации.
Стандартные бизнес-
процессы показывали среднее время
выполнения, но нельзя было
«провалиться» в конкретную
задачу
и понять, почему одна выполнилась
за 3 часа,
а другая зависла на неделю.
Генеральный директор постоянно
в разъездах (офис и
завод в разных
городах). Мобильное приложение
Битрикс24
в тот момент позволяло только
просматривать задачи —
согласовывать
этапы или утверждать документы
из поездок
было невозможно.
Текучка кадров усугубляла хаос. Новые
сотрудники
не вписывались
в неформальные процессы, ошибки
множились, сроки ползли.
Ключевая проблема: руководство
тонуло в операционке. Не было
инструмента, который контролирует
соблюдение сроков и даёт
прозрачную
картину по каждому сотруднику и отделу.
Процессы
требовали оптимизации
и автоматизации.

Задачи

Разработать механизм контроля
соблюдения сроков на каждом
этапе
бизнес-процессов.
Создать систему автоматического
оповещения руководителей
о просрочках.
Обеспечить прозрачную отчётность для
финансового и
генерального директора
по эффективности сотрудников.
Интегрировать процесс согласования
в удобный для директора
канал
(Telegram).

Пользователи: генеральный директор,
финансовый директор,
руководители
отделов, офисные сотрудники.

Архитектура решения

Стандартный Битрикс24 не давал подробной
детализации. Команда разработала
кастомные модули, расширяющие
функционал платформы.

До внедрения

После внедрения

Главная сложность — не технология,
а люди. Самым трудным было увести
сотрудников от привычных
схем работы и
заставить их работать по-новому. Внедрение
проходило без остановки текущей
деятельности
компании. Проводились
онлайн-обучения, записывались
видеоинструкции, еженедельные созвоны
с финансовым директором и руководителями
отделов.

Результаты

Операционные изменения:

Непонятно, на каком этапе задача

Полный контроль каждого шага:
на ком остановилась задача,
насколько долго

Среднее время выполнения
процессов
известно, детализация по
каждому
процессу — нет

Можно «провалиться» в любой
экземпляр процесса и понять
причины задержек

Руководители узнавали о задержках
постфактум

Цветовая индикация (жёлтый/
красный) позволяет вмешаться
до критической просрочки

Отчётности по эффективности
сотрудников не было

Автоматическая ежемесячная
выгрузка: какие процессы не
выполнялись в срок, из-за кого,
на каком шаге

Директор не мог согласовывать
документы из мобильного Битрикса

Согласование через Telegram
из любой точки

Разрозненные данные в 1С
и Битрикс24

Интеграция, первичные данные
из 1С автоматически
подтягиваются в задачи

Непонятно, на каком этапе задача

Полный контроль каждого шага:
на ком остановилась задача,
насколько долго

Среднее время выполнения
процессов
известно, детализация по
каждому
процессу — нет

Можно «провалиться» в любой
экземпляр процесса и понять
причины задержек

Руководители узнавали о задержках
постфактум

Цветовая индикация (жёлтый/
красный) позволяет вмешаться
до критической просрочки

Отчётности по эффективности
сотрудников не было

Автоматическая ежемесячная
выгрузка: какие процессы не
выполнялись в срок, из-за кого,
на каком шаге

Директор не мог согласовывать
документы из мобильного Битрикса

Согласование через Telegram
из любой точки

Разрозненные данные в 1С
и Битрикс24

Интеграция, первичные данные
из 1С автоматически
подтягиваются в задачи

Непонятно, на каком этапе задача

Полный контроль каждого шага:
на ком остановилась задача,
насколько долго

Среднее время выполнения
процессов
известно, детализация по
каждому
процессу — нет

Можно «провалиться» в любой
экземпляр процесса и понять
причины задержек

Руководители узнавали о задержках
постфактум

Цветовая индикация (жёлтый/
красный) позволяет вмешаться
до критической просрочки

Отчётности по эффективности
сотрудников не было

Автоматическая ежемесячная
выгрузка: какие процессы не
выполнялись в срок, из-за кого,
на каком шаге

Директор не мог согласовывать
документы из мобильного Битрикса

Согласование через Telegram
из любой точки

Разрозненные данные в 1С
и Битрикс24

Интеграция, первичные данные
из 1С автоматически
подтягиваются в задачи

Для бизнеса

Прозрачность. Руководство видит
реальную
картину по каждому сотруднику,
отделу
и процессу.
Дисциплина. Временные нормативы (5
часов)
обеспечили единый стандарт
реакции
сотрудников.
Удобство для первых лиц. Генеральный
директор экономит время за счёт
согласования из Telegram.
Тиражирование. Разработанное решение
стало основным инструментом по
процессам
в компании. Создан регламент,
сотрудники
полностью перешли на новую
систему.
Перспектива. Готовность к внедрению AI-
оператора для кратного снижения ФОТ.